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Técnicos-administrativos modernizam acervo da Escola de Música

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Matéria publicada na última página do Jornal do Sintufrj, edição 974, 17 a 23 de outubro de 2011, sobre microfilmagem do acervo de direito autoral da Escola de Música.

 

jornaldosintufrj-2011-10-16

 

Técnicos-administrativos modernizam acervo da Escola de Música

Profissionais da DGDI são responsáveis por resgate do acervo da Escola de Música


Com 163 anos, a tradicional Escola de Música da UFRJ ganha cuidados especiais por parte de um grupo de profissionais da UFRJ. Todo o acervo de direitos autorais, com registros de 1917 até 1999, está sendo microfilmado. O projeto, que terminará em dezembro deste ano, representa “um desafio que vem sendo vencido com êxito e qualidade, e um compromisso assumido com a Universidade, a cultura e a sociedade do país”, declara Adilson Couto, diretor da Divisão de Gestão Documental e da Informação (DGDI), subordinada à nova Pró-Reitoria de Gestão e Governança (PR-6).

 

A Escola de Música tem como dever a guarda permanente dos arquivos e é a única instituição do país, desde 1914, com competência para registrar o direito autoral de músicas. O autor que desejar que o ordenamento jurídico brasileiro reconheça os seus direitos sobre uma composição musical deve efetuar seu registro na EM.

 

O projeto de reorganização, indexação e microfilmagem do acervo foi elaborado, planejado e gerenciado pelos técnicos-administrativos da DGDI, segundo conta, orgulhoso, Adilson, diretor da divisão há sete anos.

 

Resultados impressionam


Hoje, quase dois anos depois de iniciado o projeto, os resultados são impressionantes. Foram produzidos 600 rolos de filmes, cada um com média de 2.500 laudas; foi feita cópia de segurança (backup) de todos os rolos, armazenada na DGDI, distante dos originais localizados na EM, como exige a lei.

Além da facilidade e rapidez na pesquisa das músicas, com o projeto houve redução no custo do processo de armazenagem e manutenção do acervo. O espaço foi reformado e organizado com identificação, através de etiquetas, de todas as caixas (box).

 

A microfilmagem teve início após o levantamento e diagnóstico da situação do acervo, realizado em parceria com Paulo Francisco e com o professor André Cardoso, respectivamente arquivista e diretor da EM, que já vinham mapeando a situação dos arquivos desde 2008.

 

“À medida que as caixas com os arquivos iam sendo abertas, a equipe ia tomando conhecimento do desafio e da importância cultural e histórica do acervo”, declarou Adeilson Bastos, chefe da seção de Processamento de Imagem.

 

Adeilson explica que o microfilme dura em média 100 anos, e é considerado pela Justiça como cópia fiel do documento original após a troca de suporte, isto é, após a passagem do papel para o rolo de filme. Com isso o manuseio do documento original, em papel, é praticamente eliminado, com exceção de alguns casos ordenados pela Justiça.

 

A equipe comemora, apesar dos números impressionantes do acervo e de o processo ser lento e cuidadoso, o cumprimento do cronograma.

 

O processo tem inicio com a análise minuciosa de cada documento: as páginas são agrupadas pelo seu número de registro original, remendadas com fita mágica e limpas com pincel. Cada uma delas é carimbada de forma sequencial com o número do fotograma no filme. Os dados são cadastrados no sistema.

 

Os documentos são levados para uma sala escura. A auxiliar em processamento de dados manuseia as folhas com cuidado na passagem para o fotograma.

 

Fechado um rolo de filme, com 2.500 fotogramas, o microfilme e a numeração são revisadas. Depois, é etiquetado e armazenado em caixas. Estas também são etiquetadas e enviadas à Escola de Música; os arquivos originais ficam sob o cuidado da DGDI.

 

Projeto novo


Passados dois meses do início do projeto, a equipe da DGDI percebeu que o problema da manutenção do arquivo seria resolvido, mas o da pesquisa não, uma vez que a busca só era realizada no acervo se o usuário estivesse de posse do papel com o número do certificado, entregue no momento do registro, mesmo que datasse de 30 anos atrás.

 

Imediatamente, um projeto paralelo foi executado: o de nova metodologia de registro das músicas, com o desenvolvimento de um sistema que permitisse o registro, a emissão de certificados e de segunda via das etiquetas das pastas, e várias opções de pesquisa como, por exemplo, pelo nome e CPF do autor, ano e nome da música, entre outras.

 

Registros feitos até maio de 2010 seguem a metodologia antiga, composta de um formulário de dados mais simples. Após essa data, o cadastro pela nova metodologia é obrigatório.

A proposta de criação do Sistema Integrado de Arquivos e Protocolos (Siarq), encaminhada pelo DGDI, está na pauta do Conselho Universitário. E tem, entre outras finalidades, elaborar projetos e pesquisas arquivísticas adequadas à realidade da universidade; preservar o patrimônio arquivístico e disseminar o conhecimento sobre a atividade

 

Box:

Números do acervo da EM:

210.000 registros armazenados;

3.100 caixas (box);

1.500.000 laudas;

19.000 registros de músicas por ano.

 

Legenda:

Alguns membros da equipe: Adeilson Bastos, coordenador técnico; Eduardo Bernardo, supervisor; Florinda Mangerotti, supervisora; Adilson Couto, diretor da DGDI, coordenador Geral e Gestor do projeto e Sílvia Lhamas, coordenadora arquivística.

 

Correspondência

Escola de Música da UFRJ
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21o andar, Torre Leste
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